Postos fixos de coleta de sangue são essenciais para garantir a captação contínua e a segurança transfusional. Em 2024, a necessidade de mudança emergencial de um dos principais postos de coleta da região, por avarias estruturais, exigiu planejamento ágil para evitar queda nas doações. Neste cenário, aplicaram-se ferramentas do Lean Healthcare com foco na mitigação de perdas e implantação rápida do novo posto de coleta (PC).

Descrever a experiência de planejamento e execução da mudança do PC fixo utilizando a abordagem Lean, com o objetivo de minimizar impactos na captação de doadores e otimizar a eficiência operacional, analisando efeitos sobre o volume de doações, satisfação dos usuários e fluxos de atendimento.

A metodologia adotada baseou-se no modelo A3 e em princípios do Lean Healthcare, com uso das ferramentas value stream mapping, 5S, padrões de trabalho, diagrama de Ishikawa e ciclo PDCA. O fluxo atual foi mapeado, riscos e gargalos identificados, e um plano de ação estruturado foi desenvolvido com cronograma detalhado, responsáveis definidos e contramedidas operacionais. A escolha do novo local considerou critérios técnicos e estratégicos como acessibilidade, visibilidade, infraestrutura e parcerias institucionais. Equipes técnicas, de logística e comunicação participaram ativamente das etapas de alinhamento e execução. O ciclo PDCA foi aplicado para monitorar indicadores nos primeiros 60 dias, como volume de doações, tempo de atendimento e satisfação do doador, com coleta de dados quantitativos e qualitativos via pesquisa estruturada.

A mudança ocorreu em abril de 2025, com transporte de bens e organização do novo PC concluídos em dois dias, sem interrupção da assistência aos doadores. Durante esse período, foi utilizado Unidade Móvel de coleta como mitigação por três dias, mantendo a média de captação com apoio de ações compensatórias. Medidas adicionais incluíram intensificação de coletas externas e campanhas informativas em rádios, TV e redes sociais. Nos três dias da transição, foram atendidos 144 candidatos, com 112 doações efetivas, contra 152 candidatos e 136 doações no mesmo período de 2024. Foram recebidos 14 elogios (7 via Google e 7 pela Comissão de Atendimento ao Cliente) e 3 reclamações relativas ao volume de doadores. Em curto espaço de tempo, equipe e usuários estavam adaptados ao novo espaço, que passou a operar com estrutura adequada e fluxos redesenhados conforme os princípios Lean, reduzindo o tempo de permanência do doador e aprimorando sua experiência.

A transferência estratégica, pautada em práticas Lean, mostrou-se eficaz para mitigar os efeitos da crise estrutural e manter o abastecimento da Hemorrede. A organização prévia, o redesenho de processos e o envolvimento de equipes-chave foram determinantes para o sucesso da transição. A experiência reforça o potencial do Lean como ferramenta de gestão aplicável a contextos de mudança, além da rotina assistencial.

A abordagem Lean possibilitou uma transição segura e eficiente, assegurando continuidade na captação de sangue, com ganhos operacionais e fortalecimento da confiança dos doadores. O modelo se apresenta como estratégia replicável em outras unidades em situação de intervenções imediatas de transferência de local de atendimento sem uma previsão antecipada.