Implementar um sistema de gestão de qualidade (SGQ) por processos.

A implantação do SGQ no Hemocentro UNIFESP seguiu as diretrizes de gestão por processos e recebeu apoio e assessoria do departamento de Acreditação da Associação Brasileira de Hematologia, Hemoterapia e Terapia Celular (ABHH). Foi realizada auditoria de diagnóstico para avaliar os processos existentes, os que deveriam ser elaborados e que necessitavam de melhorias.

Com a implantação do SGQ, foram elaborados 60 macroprocessos, 335 registros de procedimentos que incluem todo o ciclo do sangue desde a captação até a transfusão, além da Gestão da Qualidade, Transplante de Medula Óssea e apoio Administrativo. Todos foram treinados nos macroprocessos e procedimentos, biossegurança e gestão de risco, gestão da qualidade e segurança do doador e do paciente. Auditorias internas também foram implementadas, com auditores treinados qualificados. Foram elaborados indicadores de qualidade. O processo de educação continuada e treinamentos online foram implantados através de plataforma virtual com vídeo-aulas, lista de presença registrada e avaliação de eficácia. Instauramos um fluxo para notificação de não conformidades (NC), através de um formulário padronizado e treinamento de toda equipe, com execução de análise de causa raiz e ação corretiva, além de divulgação trimestral deste indicador com prêmio da qualidade. Os indicadores de NC mostraram melhorias na execução dos processos, em especial, os processos executados na Agência transfusional (AT). Verificamos nos anos de 2020 (NC total = 156; NC AT = 89) e 2021 (NC total = 212; NC AT = 120), consecutivamente, que 57% das NC abertas foram referentes a falhas de processos de registro na AT. Verificamos que a causa raiz destas falhas era originária da requisição transfusional manual e do sistema operacional que não possuía barreiras. Iniciamos junto ao setor de Tecnologia da Informação (TI) o desenvolvimento e implantação do sistema de requisição eletrônica. Durante o processo de teste do sistema foi observado que minimizaram em 50% as falhas de registros reincidentes constatados nos anos anteriores. Após avaliação de eficácia, o sistema foi implantado em todas as UI do Hospital São Paulo, verificamos que houve melhoria na execução dos processos de registro na AT em 97%.

O estabelecimento do SGQ nos permitiu acompanhar as atividades de todos os setores do Hemocentro de forma sistêmica e estruturada. A informação documentada através dos registros padronizados propiciaram o controle do que foi realizado para comprovação através de evidências, que os procedimentos estão sendo executados de acordo com as normas da legislação vigente. Observamos melhorias quando analisamos os indicadores de qualidade, conforme mostrado nos registros da AT, além do engajamento da equipe nas mudanças propostas com objetivo de prestar um serviço seguro aos pacientes e doadores. Corroborando que o sistema de gestão por processos é efetivo na melhoria contínua e gera constante aprimoramento de processos e pessoas.

Concluímos que o SGQ é de extrema importância para o serviço de hemoterapia por proporcionar a sistematização e organização do hemocentro, desenvolver e armazenar de forma padronizada os registros, afim de garantir que todo os setores que compõem o Hemocentro funcionem de forma orquestrada e seguindo os padrões de qualidade e segurança de acordo com as normas vigentes.