A escassez de hemocomponentes é um desafio recorrente na hemoterapia, exigindo estratégias de gestão eficientes para garantir segurança transfusional. A ausência de padronização na comunicação com agências transfusionais (ATs) e a gestão descentralizada dificultam o planejamento e a previsibilidade da demanda. Ferramentas digitais contribuem para superar limitações e otimizar o uso racional do sangue, alinhando-se aos princípios do Patient Blood Management (PBM).

Descrever a implantação de uma nova plataforma digital para solicitação e gestão de estoque de hemocomponentes em um Hemocentro com atendimento regional através da implantação de requisição vinculada ao cálculo de estoque ideal e destino final por meio eletrônico com participação ativa das ATs atendidas com a finalidade de promover um atendimento racional e eficiente para manutenção de seus estoques.

Trata-se de um estudo descritivo observacional sobre o desenvolvimento e implantação de uma aplicação digital integrada ao sistema corporativo do Hemocentro-UNICAMP. A ferramenta desenvolvida permite que as 68 ATs forneçam dados consolidados de consumo de concentrados de hemácias (CHs) por sistemas ABO/Rh, seu perfil de atendimento com base em número e tipos de leitos, além da complexidade de seu atendimento. Os dados são inseridos pelos usuários com auxílio de tutoriais, vídeos autoexplicativos e ofícios enviados, além da realização de reuniões de alinhamento. O estoque ideal individualizado é calculado com base em modelo adaptado da AABB, considerando histórico de consumo e variáveis assistenciais.

Observou-se que a estratégia de comunicação para início da implantação foi assertiva, já que houve alta adesão das ATs ao preenchimento da plataforma. Gerenciar o estoque de hemocomponentes é um grande desafio: é necessário equalizar a demanda e oferta para uso em tempo hábil, e essa participação ativa das unidades foi capaz de promover autoavaliação da gestão dos estoques, compreensão e reflexão sobre o uso consciente, identificação de fragilidades no sistema e compartilhamento de responsabilidade entre todos os envolvidos. A implantação da requisição eletrônica baseada no estoque ideal promove maior eficiência operacional, contribuindo para a otimização do atendimento, minimização de desperdícios e a mitigação de riscos de desabastecimento decorrentes de falhas de gestão. Adicionalmente, essa ferramenta permite a adequação da quantidade de bolsas coletadas à demanda real, promovendo o equilíbrio entre oferta e necessidade, além de viabilizar aprimoramentos contínuos por meio de programas de educação permanente e fornecer maior rastreabilidade e fidedignidade, já que está atrelada também ao cadastro de destino final dos hemocomponentes.

A implantação da plataforma digital viabiliza um modelo mais estruturado e participativo de gestão de estoques, com benefícios esperados em eficiência, agilidade, rastreabilidade, segurança transfusional e redução de perdas, alinhando-se ao PBM. Esta experiência pode servir como modelo para outras instituições que buscam racionalizar o uso de hemocomponentes com base em dados assistenciais e integração sistêmica, fortalecendo as práticas de gestão em hemoterapia e podendo subsidiar futuras iniciativas de inovação e aprimoramento.