O departamento administrativo e financeiro (DAF) é responsável por gerenciar e coordenar atividades relacionadas à administração, finanças e patrimônio do Hemonorte. É atribuição do DAF o planejamento financeiro e orçamentário que engloba a elaboração de orçamentos anuais, planejamento de despesas e receitas e a construção de relatórios gerenciais para tomadas de decisão. A execução orçamentária no Hemocentro, enfrentava diversos desafios que comprometiam a eficiência e a transparência na gestão dos recursos financeiros. A ausência de uma ferramenta digital tornava difícil a visualização consolidada das informações e o acompanhamento em tempo real dos dados orçamentários.

Este estudo examina como a implementação de ferramenta digital pode garantir que o DAF do Hemonorte monitore e execute com responsabilidade o orçamento disponibilizado pela Secretaria Estadual de Saúde (Sesap RN) garantindo assim o pleno funcionamento das suas atividades e a qualidade do gasto público.

Primeiramente, realizou-se uma análise de necessidades para identificar os objetivos específicos da organização com a implantação do Google Drive. O planejamento foi concluído com a definição do modelo adequado de acordo com as necessidades do Hemonorte. Empregamos a ferramenta digital de workspace para criar uma planilha de acesso compartilhado entre o DAF e o setor Financeiro do Hemonorte. A cada processo de aquisição ou prestação de serviços gerado, o setor financeiro registra os principais dados na planilha, categorizando-os conforme o grupo de despesa correspondente ao objeto. Isso permite a atualização automática dos valores executados à medida que novas informações são inseridas, mantendo o valor da execução anual sempre atualizado. A planilha pode ser acessada de qualquer lugar com conexão à internet, inclusive por meio de smartphone.

Os resultados apontam que a implementação da ferramenta promove uma colaboração mais eficiente entre o DAF e o Setor Financeiro, permitindo que ambos os setores trabalhem simultaneamente na mesma planilha. O acompanhamento da execução orçamentária pode ser realizado de qualquer local, ajudando na preparação de documentos e no levantamento de dados relevantes a serem tratados em reuniões externas. Além disso, a geração de gráficos e dashboards para visualização rápida e intuitiva das despesas auxilia a análise e tomada de decisões ajudando na previsão e planejamento a longo prazo. A elaboração de relatórios segmentados por grupos de despesa facilita a criação do Planejamento Anual da Saúde (PAS), assegurando que a previsão do Orçamento Anual atenda às necessidades exatas para a manutenção das atividades do Hemonorte. Essa segmentação permite uma análise aprofundada do gestor quanto ao valor necessário anualmente para manter a produção, distribuição de hemocomponentes e prestação dos serviços ofertados pela Unidade. Em suma, a ferramenta não apenas melhorou a eficiência operacional, mas também assegurou uma gestão financeira mais precisa e transparente, alinhada com as demandas estratégicas do Hemonorte.

O desenvolvimento da ferramenta digital permite o monitoramento contínuo e eficaz da execução orçamentária, reduzindo a porcentagem de despesas não liquidadas de um exercício para o outro, ajudando na previsão e planejamento com o propósito de garantir a qualidade do gasto público e dos serviços oferecidos pelo Hemonorte.