Segundo a RDC 34/14 da Anvisa, o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) do serviço de hemoterapia deve incluir, entre outros, padronização de processos e procedimentos, tratamento de não conformidades e adoção de medidas corretivas e preventivas. Para assegurar a qualidade de seus produtos e serviços e cumprir tal normativa, a Fundação Hemocentro de Brasília (FHB) implantou seu SGQ em 2007. Até 2020, eram utilizados documentos e registros impressos, planilhas e e-mails, ou seja, um formato manual, moroso, com alto risco de falha, retrabalho e perda de dados. Então, diante das opções tecnológicas disponíveis no mercado, buscou-se a contratação de uma ferramenta que trouxesse praticidade, acessibilidade, automação, agilidade, rastreabilidade, segurança e confiabilidade aos processos de gestão da qualidade. Assim, este estudo pretende relatar a experiência da FHB na implantação de seu primeiro sistema informatizado de Gestão da Qualidade.

Trata-se de um estudo descritivo de relato de experiência sobre o referido processo de implantação. Foram utilizados registros de reuniões e treinamentos, relatórios de execução contratual e anotações internas da equipe envolvida.

O escopo do SGQ da FHB contempla todos os seus processos de trabalho, portanto, abarca ampla variedade de procedimentos, cuja qualidade passou a ser gerida e monitorada de forma mais prática e eficaz pelo sistema 8Quali, contratado por meio de licitação. Sua implantação deu-se no período de outubro/2020 a junho/2023, por módulos, com prévia adequação de cada processo às suas funcionalidades e treinamento dos servidores. Na 1ªfase de implantação, 20 multiplicadores da FHB foram treinados na ferramenta pela empresa contratada. Na 2ªfase foram criados perfis de acesso, parametrizadas funcionalidades do sistema e cadastrados os usuários. Na 3ªfase iniciou-se a utilização dos módulos Documentos, Ocorrências, Indicadores e Auditoria, respectivamente.

Apesar do longo tempo investido para a adequação dos processos de trabalho e para o treinamento e adesão dos usuários, a informatização do SGQ trouxe todos os benefícios esperados, além de economia de impressos e de espaço físico para arquivamento. Assim como Silva et al. (2022) afirmam que com o sistema informatizado de Gestão da Qualidade “é possível aperfeiçoar bastante o gerenciamento desses processos permitindo a conexão deles de forma mais dinâmica e melhorando a execução dos mesmos, garantindo produtos e serviços em conformidade e satisfação das partes interessadas atendendo assim a política da qualidade do SGQ”.

A informatização da Gestão da Qualidade na FHB trouxe benefícios significativos, proporcionando praticidade, agilidade, rastreabilidade e confiabilidade aos processos de gestão da qualidade. Além disso, a transição do formato manual para o sistema 8Quali possibilitou uma melhor gerência dos procedimentos, garantindo produtos e serviços em conformidade com as normativas e aumentando a satisfação das partes interessadas.