A cadeia do frio é extremamente importante nos Bancos de Sangue, pois a faixa de temperatura de armazenamento é crucial para a manutenção das propriedades biológicas e físico-químicos dos componentes sanguíneos. Um controle adequado da temperatura, por sua vez, garante a produção e liberação de produtos de alta qualidade. Em 2019 foi implementado um plano de contingência em nosso serviço para minimizar os impactos de situações emergenciais, como falha de equipamentos de armazenamento. O objetivo deste estudo é demonstrar nossa experiência de 2 anos usando este plano.

O plano de contingência foi elaborado em planilha do Excel, incluindo detalhes sobre como proceder com os equipamentos da cadeia fria, como contâineres de nitrogênio líquido, ultra freezers de -80°C, freezers -20°C a -30°C e refrigeradores de 2°-8°C. O plano principal consiste em: ter pelo menos três equipamentos de backup, estabelecer o fluxo de comunicação entre a equipe operacional e supervisão e registrar a ocorrência. Para avaliar a eficácia do plano de contingência foram realizadas simulações práticas em 2020 e 2021. Nessas simulações, os colaboradores foram desafiados com possíveis falhas do equipamento e/ou com o sistema automatizado de monitoramento de temperatura. Os pontos de avaliação foram: a ação do funcionário para garantir a qualidade do produto (decisão de transferência ou não do produto para o equipamento de backup e se o equipamento escolhido era o adequado) sendo este um critério de reprovação, e a análise estatística entre o tempo de detecção e a tomada de ação (t-test). Registros qualitativos também foram avaliados como: dificuldade de uso da planilha Excel contendo o plano de contingência e falhas no registro do evento.

Todos os colaboradores receberam um programa completo de treinamento antes da implementação total do plano de contingência. Em 2020, a simulação prática foi aplicada a 23 colaboradores e, em 2021, para 21, todos do setor laboratorial. Houve aprovação de 82,6% (19/23) e 90,5% (19/21) na simulação de 2020 e 2021, respectivamente. Em 2020, alguns funcionários tiveram dificuldades em usar a planilha do Excel (31,6%, 6/19) e registrar a falha do incidente (42,1%, 8/19). Em 2021, essas dificuldades não foram detectadas durante as simulações. Em relação ao tempo de tomada de ação, o tempo médio para 2020 e 2021 foi de 19 e 13 minutos, respectivamente (p < 0,05).

De acordo com os dados apresentados, houve uma melhora significativa no desempenho da equipe entre 2020 e 2021. O plano de contingência implementado em nosso serviço permitiu uma resposta melhor e mais rápida diante de uma falha no equipamento, com um treinamento prático regular do sistema.

Nossos resultados mostram que a avaliação sistemática é de extrema importância para a melhoria contínua do processo, e garante que a equipe saiba atuar em situações emergenciais, a fim de garantir a qualidade do produto armazenado.