Demonstrar que revisar procedimentos está relacionado a redução nos registros de não conformidades.

Realizado levantamento retroativo do período entre 2021 e 2023 dos registros realizados nos softwares próprios do HEMOSC para registro e gerenciamento de não conformidades (HemoSol), e de gestão documental (HemoDoc) de 29 setores, sendo 13 setores técnicos e 16 setores administrativos, levando em consideração o número de Relatórios de Não Conformidades (RNCs) abertos/registrados por setores, em comparação com o número de documentos revisados pelos setores no mesmo período. A análise será feita por meio de planilhas em excel e gráficos.

Foram avaliados 13 setores técnicos e 16 setores administrativos. Para área técnica os dados obtidos demonstram que 61,54% dos setores avaliados apresentam maior número de revisões de procedimentos em relação ao número de não conformidades registradas, e 38,50% apresentam um número maior de não conformidade se comparado ao número de revisões documentais. Os dados obtidos para área administrativas foram os seguintes, 68,75% dos setores avaliados apresentaram maior número de revisões de procedimento em relação ao número de não conformidades registradas, e 31,25% apresentaram um número maior de não conformidade se comparado ao número de revisões documentais. Dos 29 setores avaliados 65,51% apresentaram maior número de revisões de procedimentos se comparado ao número de não conformidades registradas, e 34,50% com menor quantidade de revisões de procedimentos e maior de não conformidades registradas. Quando comparamos isoladamente o número de RNCs abertas com o número de procedimentos revisados, vimos que proporcionalmente a área administrativa apresenta um número menor de RNCs e com mais procedimentos revisados, o oposto é verdadeiro para área técnica, conforme se apresenta: área administrativas: 196 RNCs e 227 procedimentos revisados, área técnica: 640 RNCs e 358 procedimentos revisados.

A partir dos dados obtidos podemos afirmar que quanto mais os procedimentos são ajustados/adequados ao que de fato ocorre na rotina, o número de RNCs tende a ser menor. Tanto a análise por setor, área ou global confirmam esta afirmação. Precisamos levar em consideração possíveis vieses, como a subnotificação por algumas áreas, a falha na investigação da causa raiz em algumas não conformidades que levam a repetição do desvio, a falta de criticidade na revisão dos procedimentos, para aqueles setores que mesmo apresentando número significativo de revisões, apresentam um número elevado de não conformidades registradas. Ainda, na área laboratorial a substituição de técnicas manuais por automatizadas e/ou reagentes mais sensíveis podem levar ao aumento de registro de RNCs independente do número de revisões realizadas nos procedimentos.

É de suma importância a revisão constante dos procedimentos, mas para que ela seja efetiva precisa de fato considerar o que é realizado na rotina, buscando evitar novos desvios. Entende-se que a revisão de procedimentos pode ser utilizada como uma ferramenta para barreira de risco, bem como, para extinguir a causa raiz de um desvio.