Elaborar e aplicar estratégias de gestão internamente com a equipe do Hemocentro de Belo Horizonte (HBH) e externamente com os parceiros de coletas externas de sangue (CE), a fim de fidelizar as instituições e aumentar o retorno das ações.

A partir de um levantamento de CE realizadas entre 2018 e 2022, um formulário virtual de solicitação de agendamento foi disponibilizado para os parceiros. Os parceiros foram orientados por e-mail, reuniões e whatsapp. Um captador ofertou palestras de conscientização pré-coleta e antes da etapa de triagem clínica. Os doadores foram atendidos por agendamento de horário, incluindo 40% em cadastro de reserva. Foi disponibilizado uma estrutura em formato de coração itinerante no local, para que os candidatos a DVS pudessem amarrar fitas vermelhas, simbolizando a participação individual dos doadores e vidas salvas pela ação. A Captação e a Coordenação do HBH fizeram reuniões de feedback aos parceiros. Concomitante, a Captação participou de reuniões periódicas de alinhamento com a equipe; disponibilizou formulários virtuais de acompanhamento com a agenda de CE, cronograma de montagem, vistorias e para preenchimento de relatório de feedback pós-coleta. Os resultados foram apresentados em reunião com a equipe.

De 2018 a 2023 foram realizadas 62 CE (2018: 02; 2019: 01; 2020: 07; 2021: 15; 2022: 18; 2023: 20 realizadas e 18 agendadas); de 2909 doadores comparecidos, 32% foram atendidos em 2023; de 2395 bolsas coletadas, 30% se concentraram em 2023. De 2022 a 2023 houve aumento de 211% de CE agendadas. A aplicação simultânea das estratégias com os parceiros e equipe aumentou o número de CE agendadas, melhorou a aptidão e facilitou a organização. O cadastro de reserva aliado à orientação prévia dos candidatos mostrou-se eficaz, pois possibilitou a convocação imediata de doadores, em casos de inaptidões durante a etapa de conscientização. A disponibilização de links atualizados em tempo real com o acompanhamento para a equipe envolvida no serviço de CE possibilitou o melhor planejamento para a equipe.

O plano de gestão de captação para atuação em CE considerou o histórico de ações realizadas, a demanda, os desafios e a necessidade de investir em CE para melhoria do estoque de sangue. De 2018 a 2020 as CE eram esporádicas, a queda no comparecimento dos doadores no HBH motivou o investimento nas ações de CE em 2021 e 2022. Foi necessário reestruturar a maneira de realizar o trabalho investindo em ferramentas de gestão de equipe e de orientação dos parceiros. Por se tratar de ação que depende de adaptações, a CE está suscetível a imprevistos, de modo que as estratégias possibilitaram um delineamento mais estruturado.

As CE são ações de extrema importância para melhoria e manutenção do estoque de sangue, especialmente no contexto atual social que muitas vezes impossibilita o comparecimento do doador ao Hemocentro. O aumento exponencial de CE em 2023 comprova a urgência em atender a demanda da sociedade pela presença do hemocentro nos locais com grande potencial de candidatos a DVS, mas que não podem comparecer ao HBH. As alterações resultaram no maior engajamento dos parceiros, aumento do número de coletas de bolsas de sangue e melhoria no relacionamento dos participantes envolvidos.