A arquitetura de processos é um artefato de gestão que envolve mapeamento, análise dos resultados, interfaces e otimização dos processos de uma organização. Nos serviços de hemoterapia, além da cadeia de sangue que possui processos e subprocessos bem estabelecidos, há necessidade de evidenciar a relação dos demais processos que compõem o serviço e que impactam nas entregas da organização para os seus clientes.

Relatar a experiência de equipe interdisciplinar na construção da primeira arquitetura de processos da Fundação Hemocentro de Brasília (FHB).

Trata-se de um estudo descritivo de relato de experiência sobre o processo de elaboração da arquitetura de processos da FHB. Foram utilizados relatórios de atividades da equipe envolvida e demais documentos associados à elaboração e à aprovação da peça da arquitetura (atas de reuniões e anotações internas, modelos de arquitetura de outras instituições).

A FHB é um serviço de hemoterapia responsável por coordenar o sistema de sangue, componentes e hemoderivados no âmbito do Distrito Federal. Além de realizar atividades do ciclo do sangue, necessita de ações de suporte e de apoio à governança para prover suas entregas à sociedade com qualidade assegurada. As atividades para construção da arquitetura deram-se no período de agosto de 2022 a junho de 2023, com aprovação pela governança da instituição em 3 de julho de 2023, sendo liderada por equipe dos setores de planejamento estratégico e da gestão da qualidade. As etapas para construir a arquitetura foram as seguintes: planejamento das atividades, com definição de modelo de mapa de processo e cronograma de mapeamento e demais tratativas; ação de mapeamento dos processos, realizada com a equipe líder da ação, os gestores e os colaboradores dos setores envolvidos nos processos; elaboração e aprovação da revisão da cadeia de valor da instituição a partir da definição dos eixos e dos macroprocessos institucionais que contribuem com a missão, visão e resultados para a sociedade; elaboração e aprovação da arquitetura de processos. Nesta última etapa, foi realizada análise da equipe quanto à relação entre os processos e à cadeia de valor, sendo definidos eixos, macroprocessos e subprocessos da arquitetura.

Esta arquitetura dos processos institucionais foi elaborada mediante mapeamento inicial dos seus processos. A gestão por processos e seus mapeamentos pode ser um diferencial que impacta nos resultados sistêmicos de uma organização, fortalecendo a marca institucional a partir do conhecimento estruturado dos requisitos dos usuários e da transparência dos seus atos. É possível, dessa forma, compreender todos os envolvidos em alcance de objetivos estratégicos, estabelecer indicadores, avaliar cenários com necessidade de controle e planejamento de mudanças e melhor entendimento de pontos fortes, deficiências e oportunidades de melhoria nos processos.

A arquitetura dos processos do serviço supracitado permitiu uma visão abrangente e estruturada de suas operações. A integração dessa abordagem na gestão demonstra a eficiência e estabelece uma base mais sólida para o planejamento e a execução de projetos para o aprimoramento organizacional.