Este artigo apresenta os resultados da implementação de um sistema informatizado para o controle de contratos e documentos de qualificação de fornecedores em um grupo de hemoterapia. O estudo comparou os processos anteriores, baseados em planilhas eletrônicas, com os resultados obtidos após a adoção do módulo de contratos do novo sistema. Indicadores como tempo médio de formalização, percentual de contratos vigentes monitorados, integração entre áreas e agilidade na tomada de decisão foram avaliados. Os resultados demonstram ganhos expressivos em governança, rastreabilidade, segurança jurídica e eficiência operacional. O sistema também passou a contemplar o controle documental dos fornecedores, fortalecendo a conformidade regulatória e a gestão estratégica dos parceiros comerciais.

A gestão de contratos e documentos de fornecedores é uma etapa crítica para instituições da área da saúde, especialmente em serviços de hemoterapia, onde o cumprimento de requisitos regulatórios e a rastreabilidade são fundamentais. A utilização de processos manuais e descentralizados, como planilhas e arquivos físicos, compromete a eficiência, aumenta o risco de falhas e dificulta o monitoramento contínuo. Nesse contexto, a implementação de sistemas informatizados surge como alternativa para modernizar e integrar os processos de compras e compliance.

A análise comparativa foi realizada entre os métodos utilizados antes da implantação do sistema informatizado (baseados em planilhas e e-mails) e os processos após a adoção do módulo de contratos. Foram observados indicadores como tempo médio de formalização contratual, percentual de contratos vigentes monitorados dentro do prazo, integração entre setores e agilidade nas decisões. A avaliação considerou também a inclusão de funcionalidades voltadas à gestão documental obrigatória dos fornecedores.

Com a implantação do sistema, os contratos passaram a ser centralizados em uma plataforma única, com controle de acesso, histórico de versões, aprovações e renovações. A descentralização anterior, baseada em arquivos físicos e trocas de e-mails, foi eliminada, reduzindo significativamente o número de contratos expirados e perdas documentais. A nova rotina trouxe ganhos expressivos em segurança jurídica e compliance. Alertas automáticos de vencimentos e renovações permitiram maior controle e prevenção de falhas contratuais. Indicadores operacionais passaram a ser extraídos em tempo real, proporcionando uma visão estratégica da situação contratual e da performance dos fornecedores.

A automatização eliminou etapas manuais críticas e possibilitou uma gestão mais inteligente e integrada. Além dos contratos, o sistema passou a abranger o controle de documentos obrigatórios dos fornecedores, como licenças sanitárias, AVBC, BPAD, BPF e certificações ISO. A centralização desses documentos e o monitoramento da validade ampliaram a capacidade de resposta a auditorias e exigências regulatórias. O sistema também permitiu vincular contratos aos critérios de avaliação de desempenho dos fornecedores, promovendo uma gestão mais estratégica e orientada à qualidade. Com isso, a organização fortaleceu seus processos internos e mitigou riscos operacionais, financeiros e regulatórios. A solução adotada fortaleceu os critérios de qualificação e acompanhamento dos fornecedores, contribuindo para a excelência dos serviços prestados e sustentando o crescimento sustentável da organização.