O Termo de Compromisso (TC) é um documento formal com validade jurídica que estabelece obrigações entre partes, regulando prazos, condições e responsabilidades para execução de serviços. No contexto da hemoterapia, os TC são essenciais para regular o fornecimento de hemocomponentes, assegurando o cumprimento das obrigações legais e operacionais entre hemocentros e unidades de saúde.

Desenvolver uma ferramenta para o acompanhamento sistemático da situação atual dos TC firmados entre o Hemocentro Dalton Cunha (Hemonorte) e os serviços de saúde do estado do Rio Grande do Norte, com vistas à regularização e atualização dos documentos.

Em setembro de 2024, o Departamento da Hemorrede do Hemonorte assumiu a responsabilidade de organizar os TC com os serviços da Hemorrede estadual. A partir de janeiro de 2025, a atuação foi expandida para todos os serviços de saúde que recebem hemocomponentes. Diante de dificuldades como ausência de retorno às solicitações, atrasos na entrega dos documentos e falhas de comunicação, elaborou-se uma planilha em Microsoft Excel, visando organizar e monitorar a situação documental. A planilha inclui: nome do serviço de saúde, tipo de serviço, datas de assinatura e validade do último TC, status da vigência (Vigente, Atrasado ou Ausente), data de solicitação de atualização e situação da solicitação (Pendente, Dias desde o envio, ou Não se aplica). Fórmulas automatizadas calculam validade (2 anos após a assinatura) e indicam prazos e pendências, facilitando o acompanhamento e a cobrança ativa dos responsáveis.

A ferramenta permitiu a visualização rápida da situação de cada serviço, identificando os que estão com TC vigente, vencido ou ausente. Constatou-se que, dos 136 serviços cadastrados, 49 estavam com TC vigente, 62 com documentos vencidos e 26 sem nenhum termo assinado. A planilha também revelou que 78 serviços não haviam respondido às solicitações de envio de documentos para renovação, o que contribuiu para reorientações estratégicas e reenvio ativo das demandas.

A sistematização por meio da planilha otimizou o processo de gestão documental, permitindo ao Hemonorte direcionar esforços de forma mais eficaz. A visualização clara das pendências facilitou o contato com os serviços inadimplentes e impulsionou o fluxo de atualizações. O uso de recursos simples e acessíveis, como o Excel, mostrou-se suficiente para ganhos importantes em gestão de dados e planejamento de ações, mesmo sem a necessidade de sistemas complexos.

A criação e utilização da planilha demonstraram-se estratégias eficazes na organização e monitoramento dos Termos de Compromisso do Hemonorte com os serviços de saúde. A ferramenta contribuiu para maior controle, transparência e agilidade no processo de renovação dos TC, sendo fundamental para a continuidade e segurança no fornecimento de hemocomponentes.