O sistema de gestão da qualidade (SGQ), baseado na NBR ISO 9001:2015, envolve um conjunto de atividades inter-relacionadas e coordenadas para o gerenciamento de uma organização, visam estabelecer objetivos, políticas e maior controle de produtividade baseado em boas práticas, além de implementar processos que possam contribuir para a melhoria e satisfação do cliente. É de suma importância que uma organização possua gestão de informação documentada, a realização desse controle deve contemplar a elaboração, revisão, aprovação, distribuição de acesso e armazenamento. O controle de documentos garante a qualidade, rastreabilidade, integridade e assegura a identificação e disponibilidade para todos os setores da organização, evitando o uso de documentos desatualizados e obsoletos que podem comprometer o sistema de gestão.

Descrever a relevância da gestão documental no âmbito da hemoterapia para garantir planejamento, controle e execução eficaz dos processos institucionais.

Avaliar o sistema de gestão de documentos adotado em um banco de sangue filantrópico e apresentar a análise dos dados internos do sistema informatizado da instituição.

A COLSAN é uma entidade filantrópica de referência na assistência hemoterápica, com nível de acreditação de excelência, atuando de forma descentralizada atendendo hospitais públicos e particulares. Diante disso, a COLSAN estabeleceu uma gestão da informação documentada através do sistema informatizado, um sistema que permite que todos os colaboradores e partes interessadas tenham acesso de forma segura e atualizada. Existe um escopo de documentos, o Manual da Qualidade, que descreve a estrutura da instituição, bem como, uma política da qualidade e objetivos documentados. A organização gerencia 2.810 documentos que englobam procedimentos operacionais, técnicas operacionais, manuais, instruções operacionais, políticas internas, tabelas, fluxogramas e anexos, tais como, fichas de assinatura de registro e formulários COLSAN. O controle das revisões e atualizações é gerenciado pelo setor da Qualidade, através de uma lista mestra, uma base segura de todos os documentos e sua validade, permitindo o gerenciamento da documentação interna para os setores que precisam manter procedimentos de forma impressa, atendendo às solicitações da Agência Nacional de Vigilância Sanitária, além do plano de contingência da organização para disponibilização desses documentos em formato digital para as áreas necessárias. Ademais, dentro da instituição foi a elaborado um “Manual de Elaboração de Documentos”a partir das normas e referências bibliográficas e científicas recentes com a principal finalidade de padronizar a elaboração dos documentos institucionais de uma forma sistematizada, permitindo o gerenciamento do sistema de gestão da qualidade. Além do controle interno, a COLSAN realiza o controle de documentos externos relacionados indiretamente ou até mesmo diretamente com a área de hemoterapia.

A implementação e a manutenção de um eficiente sistema de gestão de documentos é fundamental para a manutenção do sistema de gestão da qualidade. Garantir o acesso a documentos atualizados é a base de uma cultura de qualidade bem estabelecida.