Apresentar as melhorias em qualidade e segurança implantadas no processo de abertura de novas agências transfusionais, através da formação de um time de alta performance multisetorial, criado baseado nas diretrizes da Metodologia da Acreditação Internacional Qmentum.

A Acreditação Qmentum tem como propósito orientar e monitorar padrões de alta performance em qualidade e segurança na área de saúde. A adoção desse modelo de acreditação requer uma mudança de cultura e, para criar as condições adequadas, é recomendado que sejam estabelecidos Times de Alta Performance. Ao longo do processo de crescimento do Grupo GSH, um grande número agências transfusionais foi aberto em diferentes estados brasileiros (27 agências/ano), gerando desencontros de informações entre os setores envolvidos e consequente atraso nos prazos de abertura. Para melhorar a qualidade e segurança das implantações, em 2021 estabeleceu-se um time de alta performance, composto por um representante de cada setor envolvido no processo de implantação. O time realizou, durante os 4 meses iniciais, de duas a três reuniões semanais para desenhar fluxogramas, definir os contratos de interação, o modelo de acompanhamento e os prazos de implantação. Nos 4 meses subsequentes, para implantar o que foi desenhado, o time foi dividido em dois grupos que realizaram reuniões semanais separadamente. Na terceira etapa, o time foi novamente reunido em uma única reunião semanal.

O novo processo implantado proporcionou um melhor relacionamento entre as áreas, facilitou a comunicação entre os envolvidos, alinhou a expectativa da alta gestão com os prazos para cada implantação e reduziu o tempo médio de abertura das unidades, transferindo os gargalos dos processos internos para atividades regulatórias. Como resultado, tivemos divulgação de relatórios semanais com indicadores atualizados e redução de mais 70% do tempo de duração das reuniões de acompanhamento.

Acredita-se que a melhoria no relacionamento entre as áreas deveu-se à escolha dos membros do time. Com representantes da diretoria, gerências e operação, as necessidades de cada área eram expostas e discutidas. Após pesquisa realizada pelo setor regulatório, ficou evidente a variação dos prazos mínimos para a abertura de unidades em cada estado brasileiro, o que possibilitou o alinhamento da expectativa da alta direção com prazos exequíveis, de forma justificada. Além disso, o envio de relatórios semanais à alta direção deu visibilidade do progresso do cronograma de implantação e facilitou o acompanhamento da expansão da organização. O grupo de e-mail exclusivo, o sistema informatizado adotado, os indicadores e as reuniões semanais tomaram a comunicação interna mais clara, eficaz e objetiva. Com o amadurecimento dos processos e das equipes envolvidas, as reuniões semanais foram se tornando mais curtas e objetivas. Os encontros que duravam em média 2h divididos em 2 grupos distintos passaram a ser realizados em reunião única semanal de 30 a 60 min.

A implantação do time de alta performance contribuiu para a melhoria do processo de implantação de novas agencias transfusionais. Montar um time de alta performance pode ser desafiador, mas o retorno final foi considerado eficaz e eficiente pela organização. O modelo adotado será replicado para buscar melhoria em outros processos internos.