Implantação de ferramenta  para o monitoramento do consumo de kit para coleta de concentrado de plaqueta desleucocitada por aférese (CPDA) visando assegurar a saúde financeira da empresa, a satisfação do doador e sua fidelização e a manutenção do estoque estratégico de hemocomponentes da regional.

Foram analisados os cronogramas de doações agendadas, perfil do procedimento eletivo ou reversão, doações produzidas, doações não produzidas ou parcialmente produzidas em decorrência de repunções. O estudo analisou dados de dois períodos: 01 de janeiro de 2022 a 31 de marco de 2022, sem utilização do controle de insumos e repunções via Forms, e 02 de abril de 2022 a 30 de junho de 2022 com essa gestão. Posteriormente foram analisados os impactos no quantitativo de bolsas para estoque estratégico, acompanhados através planilhas de Excel e indicadores técnicos da instituição.

No período 01, observamos 177 doações de CPAD agendadas, 235 CPAD produzidas e 41 CPAD não produzidas por veia inacessível, gerando uma média de 3 doações de CPAD produzidas/dia. Não foram encontrados registros de CPAD parcialmente produzidas (falha de acesso), CPAD produzidas por repunções, o que nos leva a crer em subnotificação e falha no registro das intercorrências e no controle de insumos. Com isso no 2°trimestre deste ano inserimos o monitoramento através do formulário eletrônico de monitoramento de repunções (Forms), onde obtivemos os resultados: observamos 163 doações agendadas, 26 CPAD por reversão na doação normal, 287 CPAD produzidas, 39 CPAD parcialmente produzidas (perda de acesso), 3 CPAD produzidas por repunções, 1 CPAD não produzidas por veia inacessível. Gerando uma média de 4 doações de CPAD produzidas/dia, com índice de 10 % de repunções com utilização de mais 03 kits de coleta. Foi demonstrado que apesar dos números de repunções e gastos com kits estejam baixo, com a inserção do Forms foi possível monitorar e controlar o processo como um todo, com relação a percepção negativa percebida pelo doador na intercorrência (repunção), não evidenciamos impacto no percentual de satisfação dos mesmos, cuja a média gira em torno de 99% de satisfação nos formulários respondidos durante o trimestre monitorado.

Analisando os resultados podemos evidenciar que obtivemos uma média de 92 % de CPAD produzidas no primeiro período e de 88% de CPAD no 2 período. Podemos observar que tanto o índice repunções (10%) quanto o índice de CPAD não produzida por falha no acesso venoso (1%), estão dentro da margem de perdas esperadas no funcionamento do banco de sangue. Contudo sabemos que dificuldades ou perda do acesso venoso, ocasionam uma percepção negativa na maioria dos doadores dificultando a fidelização dos mesmos o que impacta o gerenciamento estratégicos do estoque de hemocomponentes. Com a gestão dessa rotina em tempo real, é possível detectar os quantitativos de produção e não produção, custo com insumos e intercorrências com doador. Além disso, norteamos a realização de busca ativa 24h, pela captação, com todos os doadores que tiveram repunção, visando o acolhimento e a reversão da percepção negativa do doador, o que vem auxiliando na fidelização dos mesmos.

Concluímos que o monitoramento das repunções e custos em tempo real, via ferramenta Forms, é um facilitador na tomada decisões para melhoria dos processos técnicos, controle de insumos e atuação ativa diante da percepção e experiência do doador, tornando a gestão de estoques de CPAD mais assertiva garantindo a sustentabilidade da companhia.