O Centro de Hematologia e Hemoterapia do Ceará – Hemoce em busca de qualidade e agilidade na gestão ao longo dos últimos 5 anos de funcionamento implantou algumas ferramentas de informatização. Por legislação, os serviços de hemoterapia são obrigados a armazenar, por 20 anos, todas as informações referentes ao processo do “ciclo do sangue”que antigamente se fazia, em grande parte, de modo manual, trabalhoso, volumoso e geralmente mal documentados, passíveis de erros. O processo de realização de coletas externas em muitos serviços de hemoterapia ainda é pouco informatizado, implicando em processo manual e dispendioso, além de oferecer possibilidades de falhas e comprometer a qualidade e rastreabilidade do resultado. Esse trabalho tem como objetivo descrever a informatização do processo de realização coletas externas móveis do Centro de Hematologia e Hemoterapia do Ceará.

Trata-se de um relato de experiência da aplicação de uma ferramenta informatizada do sistema de banco de sangue para a realização da coleta externa. Os ciclos implantação da informatização e validação foram realizados no ano de 2020, liderados pela equipe da coleta externa e tecnologia da informação da Instituição. Realizou-se levantamento para identificar possibilidades de melhoria no fluxo de realização da coleta externa desde o cadastro do doador de sangue até a finalização da coleta com a vinculação final de bolsas e tubos coletados.

Foram analisadas as quantidades de coletas realizadas, quantidades de candidatos, quantidade de bolsas coletadas e descartadas, definindo os objetivos, metas e métodos para realização das ações. Identificou-se a necessidades de disponibilizar a infraestrutura ideal para que as coletas fossem realizadas de forma informatizada, aumentando a rastreabilidade e segurança de todo o processo. Quando ocorria coleta externa não informatizada havia um processo de avaliação das fichas manuais dos doadores que estavam bloqueados devido a alguma pendência seja de exame sorológico e/ou triagem clínica. Dos impedimentos relacionados à alteração nos exames era feito avaliação para descarte ou não da bolsa coletada. A partir disso, foram planejadas as ações para cumprir o objetivo. O plano de ação foi executado e todo o material identificado foi providenciado. Foram realizados os testes, validações, treinamentos e suporte. Os resultados alcançados e os planejados foram comparados, e nesse momento foi evidenciado um grande avanço em relação à informatização do processo, que contribuiu para diminuir a quantidade de doações indevidas visto que o sistema informatizado permite verificar se os candidatos possuem algum impedimento no momento. Em 2016 tínhamos somente 18% das coletas externas informatizadas e com o plano de ação traçado em 2020 conseguimos no ano de 2021 informatizar 98% dessas coletas na hemorrede do estado. No período de 2016 a 2021 foram coletadas em coleta externa na hemorrede do ceará um total de 269.994 bolsas de sangue e destas tivemos uma média de descarte de 3.156 que corresponde a 1,17%. O número de descarte foi de 883 bolsas em 2016 e de 26 bolsas em 2021 reduzindo 97% de bolsas descartadas por coleta indevida após a informatização. Conclusão: A informatização das coletas externas proporcionou a otimização do processo, garantindo maior segurança, rastreabilidade e agilidade. Ao utilizar a informatização nas coletas externas conseguimos elevar a segurança do doador e do paciente ao impedir doações indevidas tanto por alterações sorológicas como inaptidão clínica. Outro ganho relevante foi a diminuição de custos com digitação de fichas, processamento e descarte das bolsas, testes laboratoriais dentre outros.