A gestão de estoques de hemocomponentes requer precisão, rastreabilidade e agilidade, especialmente em instituições com múltiplas agências transfusionais. Solicitações realizadas por planilhas e e-mails geram falhas de comunicação, dificultam o controle e elevam os custos logísticos. A informatização desses processos surge como solução estratégica para otimizar fluxos, integrar equipes e permitir análises robustas. Este estudo descreve a implementação de uma funcionalidade informatizada voltada à solicitação de hemocomponentes, destacando seus impactos operacionais e analíticos.

Analisar a implementação de uma funcionalidade informatizada no processo de solicitação de hemocomponentes, visando otimizar as rotas de abastecimento das agências transfusionais e acompanhar os acionamentos esporádicos, quando o estoque da unidade não atende à demanda. O estudo busca avaliar os impactos na eficiência logística, redução de custos, rastreabilidade e uso de ferramentas analíticas.

Foi desenvolvida uma funcionalidade integrada ao sistema informatizado utilizado no processo de expedição, com foco na substituição de pedidos manuais e planilhas em Excel, anteriormente enviados por e-mail, para abastecimento das agências transfusionais. O módulo de solicitação de estoque contempla: monitoramento das solicitações por rota e esporádicas, com foco em eficiência logística; A Especificidade das Solicitações; inclusão de dados como tipo de hemocomponente, grupos sanguíneos, fenótipos e procedimentos especiais; O Controle do Solicitado vs Enviado: rastreabilidade das informações, conferência em tempo real; A Melhoria na Comunicação: substituição de ligações, mensagens e email por uma interface direta entre a expedição e as agências transfusionais e controles de custos. A partir de julho de 2024, o sistema passou a ser integrado ao Power BI, permitindo análises mais robustas das solicitações por unidade e modalidade. A ferramenta possibilita a estratificação de dados como volume de solicitações para abastecimento de rotas e solicitações esporádicas, visando mensurar o impacto financeiro logístico por unidade. Essa visualização se tornou essencial para a gestão de indicadores estratégicos de custo.

A ferramenta resultou em uma melhoria significativa na interação entre as equipes, redução de ruídos na comunicação e eliminação de etapas manuais. A rastreabilidade foi aprimorada, e a precisão nas solicitações aumentou. Em julho de 2024, eram registradas cerca de 5.200 solicitações através de planilhas e envio por e-mail, por fora do sistema; ao longo da implantação, em julho de 2025, o número reduziu para 1.500, refletindo a adesão progressiva e o ganho operacional. O uso do Power BI contribuiu para identificar unidades com alta taxa de pedidos esporádicos e reavaliar a eficácia das rotas, promovendo ações corretivas.

A implementação da funcionalidade informatizada otimizou o controle de estoque em hemoterapia, promovendo agilidade, rastreabilidade e transparência nas solicitações. A integração ao Power BI ampliou a análise de dados, permitindo identificar desperdícios e ajustar práticas logísticas. A mudança cultural foi superada com treinamentos e reforço das orientações. A redução das solicitações por fora do sistema, a melhoria da comunicação e o monitoramento em tempo real evidenciam que soluções digitais bem estruturadas qualificam a operação e a tomada de decisão nos serviços de hemoterapia.