Estabelecer a organização da gestão de documentos da qualidade no serviço de hemoterapia, de acordo com Anvisa e rede HEMEPAR, garantindo eficiência, segurança e qualidade nos serviços prestados.

A análise e estruturação do processo foi realizada na Unidade de Coleta e Transfusão/20ªRegião de Saúde que atravessou um período de desestabilização na gestão e na padronização dos procedimentos de trabalho, impactando no número de não conformidades na inspeção da Vigilância Sanitária, totalizando 83 em 2022. Na perspectiva de organização, a equipe adequou todos os documentos da qualidade. Fora estruturada a comissão para aplicação de auditoria interna, 4 meses antes da nova inspeção de 2023, baseadanos roteiros de inspeção em serviços de Hemoterapia da Anvisa. Neste trabalho minucioso e sistemático foram identificados 90 itens não conformes, os quais demandaram um plano de ação, um deles foi “POP técnicos e administrativos elaborados de acordo com as normas técnicas vigentes (datados e assinados pelo Responsável Técnico e supervisor da área ou por responsável definido pela política de qualidade)”, trazendo a tona a necessidade de elaboração e revisão dos documentos da qualidade, a saber: procedimentos operacionais padrões, anexos, manuais, registros, fluxograma e planilhas de controle de registros da qualidade. Para tanto, todos os servidores setorialmente foram envolvidos, seja na elaboração, treinamento e aplicação. Além da revisão, a orientação da rede HEMEPAR é de publicização dos mesmos, assim, todos os arquivos foram assinados eletronicamente por meio de sistema de protocolo (E-protocolo) e posteriormente incluídos no sistema Documentador - ferramenta de gestão, armazenamento e recuperação de documentos corporativos, utilizada no Estado do Paraná. Desse modo, todos os documentos da UCT/20ªRS estão publicizados.

Com a organização dos documentos da qualidade foram apontadas 25 não conformes durante a inspeção da Vigilância Sanitária, sendo alguns sem governabilidade da UCT, após apresentação do plano de ação e adoção medidas cabíveis foi liberada a licença sanitária. Aproximadamente 220 procedimentos operacionais e seus respectivos anexos e registros sofreram revisão e atualização. A UCT/20ªRS é a primeira Unidade da rede HEMEPAR a organizar todo o processo da gestão de documentos da qualidade, se tornando referência para os demais Unidades do Paraná.

A organização dos documentos da qualidade é fator primordial para a execução adequada dos procedimentos operacionais, bem como, promove segurança e qualidade para a equipe e em especial para doadores e pacientes, tornando o serviço mais eficiente. A demanda para a Vigilância Sanitária é relevante, mas, a eficiência do serviço deve ser buscada para além do cumprimento da legislação.

A estruturação da gestão dos documentos da qualidade no serviço de hemoterapia é essencial para segurança e qualidade tanto dos profissionais envolvidos, quanto dos doadores e pacientes que serão beneficiados com a melhoria dos processos, detecção precoce de eventuais falhas, resultando na coleta e produção hemocomponentes de qualidade. O planejamento e execução de todo processo é lento, exige disposição, todavia os impactos são visíveis imediatamente. E sim, é exequível a implantação da gestão de documentos da qualidade e tornar o serviço mais eficiente.