O presente estudo tem como objetivo relatar a experiência dos profissionais responsáveis pela implantação da gestão por processos, por meio de análise, definição, execução e monitoramento dos processos; bem como, a promoção de ações de melhorias no ciclo produtivo do sangue, no suporte metodológico e nas aplicações informatizadas de ferramentas de gestão, que auxiliam na tomada de decisões e no controle dos riscos institucionais inerentes aos processos do Centro de Hematologia e Hemoterapia de Santa Catarina.

Este relato foi idealizado através da implantação da gestão por processos no Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ) do hemocentro entre os anos de 2019 a 2021, com o planejamento e execução da Coordenadoria de Planejamento e Qualidade (CPQ). Para envolver os responsáveis pelos processos foram organizadas oficinas de trabalho, sendo utilizada a prática metodológica ativa para comunicação dinâmica e produtiva, proporcionando a aproximação entre os autores e os setores, bem como, a familiarização dos sujeitos com as ferramentas de gestão do SGQ. O sustentáculo metodológico do presente estudo foram os requisitos da Norma ISSO 9001:2015 e as ferramentas de gestão de riscos dos processos em saúde da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA). Percurso metodológico: 1) Definição do processo e dos seus principais elementos: através da ferramenta SIPOC, foram identificados os fornecedores (Supplier), entradas (Input), processo (process), outputs (saídas); 2) Modelagem do processo: utilizado para diagramação dos processos o software bizagi, que contribuiu como um recurso visual para o desenho dos processos, por meio dos símbolos padronizados, como setas, retângulos, gateways, entre outros; 3) Abordagem dos riscos dos processos: aplicada a ferramenta Failure Mode and Effect Analysis (FMEA), para analisar as falhas intrínsecas e seus efeitos; 4) Ações de prevenção e melhorias: a partir da criticidade resultante da avaliação da FMEA, as ações são desencadeadas através da adaptação matriz 5W2H, no software de soluções próprio da organização (HEMOSOL).

Através do redesenho do método de gerenciar os processos críticos hematológicos e hemoterápicos do HEMOSC, alcançou-se um novo modelo de gestão onde a coparticipação e a corresponsabilidade favorecem a redução de custos, a identificação de gargalos, a análise de falhas e a agregação de valor no produto final de cada processo e sobretudo, a inovação das ferramentas de gestão do SGQ.

Essa inovação tecnológica tornou os processos sistematizados, identificou os gargalos, potencializou diretamente o desempenho da organização, auxiliou no estudo de causa e efeito dos riscos, primando pela excelência dos serviços prestados com maior eficiência e eficácia. Este estudo promoveu nos autores a reflexão de que um SGQ deve estar sempre em busca de novas ferramentas, suporte tecnológico avançado e o comprometimento dos responsáveis na melhoria contínua dos processos.